Municipalité Les Méchins
Transformation numérique d'une administration municipale grâce à Microsoft 365 et à l'intelligence artificielle
EN UN COUP D'ŒIL
Client : Municipalité Les Méchins , Bas-Saint-Laurent, Québec
Secteur: Administration municipale
Services XED : Automatisation des processus administratifs, transformation numérique
Outils : Microsoft 365, Microsoft Planner, SharePoint, Power Automate, Copilot Studio, Power Apps
Résultat clé : Information accessible en quelques secondes, tâches automatisées, continuité opérationnelle assurée malgré les départs à la retraite
Le défi
Des processus efficaces, mais fragiles
La Municipalité des Méchins opère avec une équipe restreinte. Comme dans beaucoup de petites municipalités québécoises, les processus critiques vivent dans la tête des employés, pas dans les systèmes.
Avec des ressources clés approchant la retraite, la direction a pris conscience d'un risque concret : si une personne quitte, une part importante du savoir opérationnel part avec elle.
Le diagnostic réalisé par XED Conseil a mis en lumière quatre problèmes distincts.
La gestion des tâches reposait sur des Post-it, des fichiers Excel et des listes manuscrites. Aucune visibilité partagée, aucun mécanisme de rappel, et des demandes citoyennes urgentes qui interrompaient constamment le travail planifié.
La production de documents municipaux, résolutions, règlements d'emprunt, avis publics, se faisait manuellement en reprenant d'anciens fichiers. Chaque mise en page recommençait à zéro, avec un risque constant de diffuser la mauvaise version.
La gestion des courriels était entièrement manuelle, répartie dans plusieurs boîtes de réception, sans priorisation ni traçabilité des suivis. Les demandes importantes se perdaient dans le flux quotidien.
La recherche d'information dans des dizaines de fichiers PDF et Excel mal organisés mobilisait un temps disproportionné, même pour retrouver un règlement en vigueur.
LA SOLUTION XED CONSEIL
Un écosystème Microsoft 365 structuré et enrichi par l'IA
XED Conseil a structuré l'intervention autour d'une hypothèse à valider progressivement : consolider l'ensemble des opérations dans un écosystème Microsoft 365 bonifié par Copilot, en maximisant les outils déjà inclus dans la licence existante avant d'acquérir des fonctionnalités avancées.
L'approche a été pensée pour un contexte de faible technophilie, de disponibilité limitée du personnel et d'exigences strictes en matière de conformité à la Loi 25 (Québec), incluant l'hébergement des données au Canada.
Quatre chantiers ont été mis en place.
Pour la gestion des tâches : Microsoft Planner a été implanté pour centraliser la planification, l'assignation et le suivi des activités sur un tableau partagé. Des notifications automatiques signalent les tâches en retard ou nouvellement assignées.
Pour la génération automatisée de documents : une bibliothèque de gabarits standardisés a été créée dans SharePoint. Des formulaires dynamiques conçus avec Power Apps permettent de saisir les données variables. Power Automate déclenche ensuite la génération automatique du document conforme, avec un identifiant unique et un classement structuré. Dans certains cas, la création du document génère automatiquement une tâche de suivi dans Planner.
Pour la consultation intelligente de l'information : un agent conversationnel a été configuré dans Microsoft Copilot Studio. Les employés posent leurs questions en langage naturel. Le système extrait les passages pertinents des règlements, procès-verbaux, politiques et procédures internes, en citant les sources originales et en offrant un lien direct vers le document complet.
Pour l'optimisation du suivi des courriels : des règles de traitement ont été implantées dans Outlook et renforcées par des flux Power Automate. Les courriels nécessitant une action génèrent une tâche structurée dans Planner.
Tout le déploiement a été réalisé par phases : preuve de concept, nettoyage documentaire, pilote interne, puis généralisation, avec des capsules de formation adaptées au niveau technologique du personnel.
RÉSULTATS
Ce que ça a changé concrètement
La continuité opérationnelle est assurée. Les processus critiques ne dépendent plus de la mémoire individuelle des employés. La solution documente, centralise et structure les connaissances organisationnelles, réduisant directement le risque lié aux départs à la retraite.
La recherche d'information est passée de plusieurs minutes à quelques secondes. Les employés posent une question en français naturel et obtiennent une réponse avec la source exacte.
La production documentaire est standardisée. Les gabarits sont centralisés, les données sont saisies une seule fois, et le document conforme est généré automatiquement, sans reprise manuelle de la mise en page.
La gestion des courriels est structurée. Les messages récurrents sont classés et traités automatiquement. Les demandes prioritaires génèrent une tâche avec traçabilité complète.
La charge cognitive des employés est réduite. Moins de tâches répétitives, moins d'oublis, plus de temps consacré au service aux citoyens.
Vous reconnaissez vos enjeux dans cette histoire ?
XED Conseil accompagne les organisations municipales et les PME du Bas-Saint-Laurent, du Témiscouata et de la Gaspésie dans leur transformation numérique, de l'analyse des besoins jusqu'au déploiement et à la formation.
Contactez-nous pour un diagnostic personnalisé.