Fiscalité VK : de la gestion manuelle à un cabinet structuré, automatisé et sécurisé
Comment XED Conseil a transformé un CRM sous-utilisé en un véritable moteur opérationnel pour un cabinet de fiscalité en croissance.
EN UN COUP D'ŒIL
Client : Fiscalité VK
Secteur: Services fiscaux
Services XED : Structuration des processus, automatisation CRM, sécurisation des échanges
Outils : Monday CRM, Microsoft 365
Résultat clé : Processus de vente structuré, gestion de projet centralisée, échanges documentaires sécurisés
Le défi
Un CRM en place, mais des processus à bâtir
Fiscalité VK n'avait pas un problème d'outil. Le cabinet disposait déjà d'un CRM actif. Le problème était ailleurs : les processus qui devaient vivre dans cet outil n'existaient tout simplement pas.
Cinq lacunes ralentissaient le cabinet au quotidien:
Le filtrage des leads entrants n'était pas formalisé. Aucun critère de qualification ne permettait de distinguer les opportunités sérieuses des demandes à faible potentiel.
Le processus de vente manquait de structure. De la première conversation jusqu'à la signature de l'entente, les étapes variaient selon les situations et reposaient sur la mémoire des individus, pas sur un flux défini.
La création des offres de service était manuelle et non standardisée. Chaque proposition repartait de zéro, sans déclencheur automatisé ni modèle intégré au CRM.
Le partage de documents avec les clients devait être amélioré.
La gestion de projet à haut niveau devait être optimisée.
L'outil existait. La colonne vertébrale manquait.
LA SOLUTION XED CONSEIL
L'approche XED Conseil : améliorer ce qui était déjà en place
XED Conseil n'a pas remplacé les outils du cabinet. L'intervention a consisté à structurer, automatiser et connecter les processus à l'intérieur de Monday CRM et de Microsoft 365, deux plateformes déjà adoptées par l'équipe.
Volet 1 : structuration du cycle de vente et des mandats dans Monday CRM
Le cycle complet de la vente au projet a été formalisé avec des statuts clairs et des critères de qualification définis. Chaque étape déclenche désormais les bonnes actions automatiquement.
Le processus de création d'offres de service est intégré directement dans le flux de travail. La signature des ententes est suivie dans le même environnement, sans aller-retour entre outils.
Un tableau de bord de gestion de projet à haut niveau donne à l'équipe une vue en temps réel sur l'ensemble des mandats actifs, sans avoir à fouiller dans des fils de courriels.
Volet 2 : sécurisation des échanges documentaires dans Microsoft 365
Plutôt que d'introduire un nouvel outil, XED Conseil a intégré des protocoles de partage sécurisé directement dans Microsoft 365. Le résultat est une approche conforme, traçable et simple à appliquer, sans alourdir l'expérience des clients du cabinet.
RÉSULTATS
Ce que ça a changé concrètement
Gain de temps opérationnel :
Les tâches administratives répétitives et la double saisie sont réduites. L'équipe se concentre sur les mandats, pas sur la logistique.
Visibilité complète sur les mandats :
Le suivi des dossiers est centralisé, uniformisé et accessible à tous. Plus besoin de demander à quelqu'un où en est un dossier.
Processus de vente reproductible :
Du premier contact à la signature, chaque étape est définie, suivie et déléguable. Le cabinet ne dépend plus de la mémoire individuelle.
Échanges documentaires sécurisés :
Les documents fiscaux et financiers transitent par des canaux conformes et traçables, en accord avec les exigences de confidentialité du secteur.
« XED Conseil m'a donné un superbe service et m'a bien aidé à restructurer mes processus.»
— Vincent Kelly, Fiscalité VK
Votre cabinet fonctionne encore en mode manuel ?
Si vos processus de vente, de gestion de mandats ou d'échanges de documents reposent encore sur des habitudes individuelles plutôt que sur un système, une première conversation suffit souvent à clarifier les priorités.
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